Sisäinen ja ulkoinen kanava huolenilmauksille
Mestaritoiminta Oy (jatkossa Mestaritoiminta) haluaa toimia avoimesti ja vastuullisesti. Ilmoitusmenettelyn tarkoituksena on varmistaa, että yritys toimii liiketoimintaperiaatteiden ja -käytäntöjen sekä arvojen mukaisesti.
Whistleblowing-ilmoitusmenettely on Mestaritoiminnan työntekijöiden ja sidosryhmien käytössä oleva ennakkovaroitusjärjestelmä, jolla pyritään pienentämään yhtiöön kohdistuvia riskejä. Se on tärkeä työkalu, jolla edistetään liiketoimintaperiaatteiden noudattamista ja säilytetään asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamus.
Kaikilta Mestaritoiminnan työntekijöiltä ja kumppaneilta edellytetään, että he noudattavat jokapäiväisessä työssään Mestaritoiminnan arvoja, liiketoimintaperiaatteita, käytäntöjä, sääntöjä ja yritystä koskevaa lainsäädäntöä.
Mestaritoiminnan työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat ilmoittaa laittomasta tai epäeettisestä toiminnasta tai sen epäilystä luottamuksellisesti.
Näissä ohjeissa kuvataan, kuinka Mestaritoiminnan työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat ilmaista huolensa tai epäilynsä jostakin, mikä ei noudata arvojamme ja ohjeistuksiamme, ja millä voi olla seurauksia organisaatiollemme tai yksittäiselle henkilölle.
Milloin ilmoitusmenettelyyn voi turvautua?
Ilmoituksen tekijän ei tarvitse esittää varmoja todisteita epäilystensä tueksi, mutta hänen on oltava vakuuttunut niiden todenperäisyydestä ja toimittava vilpittömin mielin. Syytöksiä ei pidä esittää vahingoittamistarkoituksessa tai jos tietää ne perättömiksi.
Kuinka voi esittää epäilyksensä?
Työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat ilmoittaa epäilyistään käyttäen Mestaritoiminnan Whistleblowing-ilmoituskanavaa.
Whistleblowing-ilmoituskanavan käyttäjää pyydetään tiedottamaan epäilyistään omalla nimellä. Halutessaan ilmoituksen epäilyistään voi kuitenkin jättää myös nimettömänä.
Ilmoitusten käsittely
Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti yhtiössä määriteltyjen kahden henkilön toimesta. Tutkintaan voi tarvittaessa ja luottamuksellisesti osallistua myös henkilöitä, joilla katsotaan olevan tarvittavaa tietoa ja asiantuntemusta. Tutkintaan liittyviä ilmoituksia ja tietoja saavat käyttää ainoastaan tutkintaa suorittavat henkilöt ja niitä saa luovuttaa ainoastaan osapuolille, jotka ehdottomasti tarvitsevat niitä tutkinnan suorittamiseksi.
Epäilyksiä koskeviin ilmoituksiin sovelletaan seuraavia periaatteita:
- Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
- Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät eivät saa tutkia ilmoituksia.
- Kukaan tutkintaan osallistuvista ei pyri selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä millään tavoin, ellei ilmoituksen tekijä halua itse tuoda nimeään ilmi.